SAMARINDA – Puslatbang KDOD menerima kunjungan kegiatan Pembinaan Kearsipan oleh Tim Arsip dan Dokumentasi LAN RI di Ruang Rapat Mulawarman Puslatbang KDOD, Jum’at (3/6). Seluruh manajerial, Arsiparis, dan Pengelola Kearsipan di lingkungan Puslatbang KDOD hadir dalam kegiatan ini. Kepala Bagian Umum Windra Mariani dalam Entry Meeting menyampaikan bahwa kegiatan ini merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh Tim Arsip dan Dokumentasi LAN RI untuk memastikan bahwa tata kelola arsip yang ada di Puslatbang KDOD telah sesuai dengan kaidah yang ada. Oleh karena itu, Windra mengatakan bahwa seluruh tim pengelola arsip di lingkungan Puslatbang KDOD sangat menyambut baik kegiatan ini, tentunya dengan harapan agar pengelolaan kearsipan di Puslatbang KDOD menjadi semakin baik.
Tim Arsip dan Dokumentasi LAN RI yang hadir dalam kesempatan ini adalah Koordinator Arsip dan Dokumentasi Al Zuhruf, Sub Koordinator Arsip dan Dokumentasi Sapto Widodo, dan Arsiparis Pertama Wiji. Dijelaskan oleh ketiga narasumber bahwa pemeliharaan arsip sendiri bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh pencipta arsip, menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, serta menjamin ketersediaan informasi arsip. “Ada dua kunci sukses dalam pengawasan kearsipan internal” kata Al Zuhruf. “Pertama, dalam hal pemberkasan harus memastikan arsip aktif yang tercipta atas pelaksanaan kegiatan dalam POK diberkaskan dan dibuat dalam daftar berkas dan daftar isi berkas. Kedua, dalam hal penyimpanan arsip aktif, harus memastikan arsip aktif disimpan di sentral file, dan memastikan ketersediaan arsip aktif yang seharusnya tercipta berdasarkan dokumen anggaran dan pelaksanaan fungsi unit pengolah yang disesuaikan dengan DIPA, POK, dan fungsi unit pengolah” jelasnya lagi. Usai memberikan penjelasan, tim pengawas juga melakukan pemeriksaan secara langsung untuk melihat kondisi riil terkait pengelolaan arsip di Puslatbang KDOD.
Kegiatan Pengawasan Kearsipan sendiri merupakan implementasi dari Per ANRI Nomor 16 Tahun 2019, yang menyatakan bahwa fokus pengawasan kearsipan internal adalah ketersediaan arsip aktif pada UP yang meliputi seluruh program dan kegiatan berdasarkan pelaksanaan fungsi dan anggaran pada setiap tahun, serta ketersediaan arsip inaktif pada UK II. (ler/ler)
#lanuntuknegeri #kawanlan #puslatbangkdod #makartibhaktinagari #asnunggul #asnberakhlak #banggamelayanibangsa