Jakarta – Dalam sebuah instansi pemerintah, dibutuhkan tertib administrasi pemerintahan untuk mendukung kelancaran komunikasi tertulis. Untuk itu di lingkungan Lembaga Administrasi Negara (LAN) dibutuhkan peningkatan kemampuan dan profesionalisme dalam bidang administrasi persuratan dan tata naskah dinas di seluruh satuan kerja LAN, baik Jakarta, satuan kerja LAN di daerah serta Politeknik STIA LAN. Hal tersebut disampaikan Sekretaris Utama LAN, Dra. Reni Suzana, MPPM saat membuka Bimbingan Teknis (Bimtek) Tata Naskah Dinas (TND) yang dilaksanakan melalui fasilitas zoom meeting, Selasa (8/9).
“Tata naskah dinas khususnya korespondensi persuratan mencerminkan citra sebuah instansi, oleh karena itu perlu dipahami oleh semua tingkatan level organisasi, baik level tertinggi sampai pada staf pegawai” tambah Reni Suzana.
Saat ini Sekretariat Utama telah berhasil mempertahankan sertifikat ISO 9001 : 2015 tentang Quality Management System, dimana didalamnya terdapat standar klasifikasi dan penomoran surat keluar, hal ini menjadi perhatian bagi seluruh pihak. Diperlukan ketelitian, kecermatan tidak hanya oleh pembuat surat tetapi juga yang menandatangani surat tersebut.
“Jika terjadi kesalahan persuratan, tentunya akan menjadi fatal bagi organisasi” tutupnya.
Pada kesempatan yang sama, Kepala Biro Hukum dan Humas, Tri Atmojo Sejati, ST, SH, MSi yang bertindak selaku narasumber memberikan beberapa materi berkaitan dengan pokok-pokok pelaksanaan tata naskah dinas di lingkungan LAN, antara lain penomoran surat, penggunaan logo instansi, kops naskah dinas, serta tata kearsipan.
“Mengacu pada Peraturan Kepala LAN Nomor 6 tahun 2018 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di lingkungan LAN, dijelaskan bahwa Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan diterima oleh pejabat yang berwenang dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsinya disana terdapat pengaturan tentang jenis dan format, pembentukan, kewenangan penandatanganan serta pengamanan dan pengendalian naskah dinas.
Sedangkan dalam Pengelolaan Naskah Dinas di lingkungan LAN dilaksanakan dengan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi melalui sistem pengelolaan naskah Dinas”, paparnya.
Dalam Bimtek kali ini, peserta diajak untuk membagikan pengalaman terkait hambatan serta kesulitan dalam pengelolaan tata naskah dinas, sehingga diharapkan tidak terjadi kesalahan di masa yang akan datang. (humas)