Jakarta – Arsip memiliki peranan vital di dalam kelangsungan hidup suatu organisasi. Oleh karena itu pengelolaan arsip harus dilakukan dengan baik dan benar sesuai dengan aturan yang berlaku, sehingga dapat menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan mewujudkan budaya tertib arsip. Hal tersebut disampaikan Kepala Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat LAN, Tri Atmojo Sejati, S.T., SH., M.Si pada kegiatan Pengawasan Kearsipan Eksternal oleh Tim Pengawas dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) di Ruang Rapat Administrator Lantai 3, Kantor LAN, Jalan Veteran, Jakarta, Senin dan Selasa (6-7/2).
“Untuk mengoptimalkan penyelenggaraan kearsipan, dibutuhkan pengawasan kearsipan, baik internal maupun eksternal, guna mengawal dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan, khususnya di lingkungan LAN,” ujarnya.
Lebih lanjut, Tri Atmojo berharap bahwa kegiatan Pengawasan Kearsipan Eksternal Tahun 2020 dapat dilaksanakan dengan lancar dan dicapai hasil yang lebih baik dari tahun sebelumnya. Seperti yang diketahui bahwa pada tahun 2019, LAN telah menerima penghargaan atas Pencapaian Hasil Pengawasan Kearsipan Tahun 2019 dengan Nilai “AA” Kategori Sangat Baik dan meraih Juara Harapan III dalam Pemilihan Unit Kearsipan Lembaga Pemerintah Non-Kementerian (LPNK) Terbaik Nasional Tahun 2019.
“Kita tidak boleh terlena atas penghargaan terkait kearsipan yang telah diraih oleh LAN. Melainkan, dengan diraihnya beberapa penghargaan pada tahun 2019, tugas dan tanggungjawab yang kita miliki akan semakin besar, karena kita harus mempertahankan, bahkan meningkatkan prestasi kita di bidang kearsipan,” tambahnya.
Sementara itu, Ardiani, Arsiparis Ahli Muda dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), selaku Ketua Tim Pengawas Kearsipan Eksternal menyampaikan bahwa LAN menjadi salah satu instansi yang diprioritaskan dalam kegiatan Pengawasan Kearsipan Eksternal berdasarkan kepatuhan instansi dalam mengumpulkan formulir beserta bukti dukung kearsipan. Hal tersebut juga menjadi nilai tambah bagi penilaian Pengawasan Kearsipan Eksternal.
“Oleh karena adanya pandemi Covid-19, maka pada tahun ini pengawasan kearsipan eksternal dilakukan melalui dua cara, yakni monitoring aktif dengan melakukan verifikasi lapangan dan monitoring pasif dengan melakukan pengecekan terhadap bukti dukung yang telah dikumpulkan,” tutupnya.
Proses Pengawasan Kearsipan Eksternal Tahun 2020 di lingkungan LAN dilakukan melalui beberapa tahapan sesuai dengan aturan yang ditetapkan. Adapun tahapan tersebut adalah entry meeting, verifikasi bukti dukung menggunakan instrumen monitoring, wawancara terhadap objek pengawasan, pengamatan langsung, penyusunan risalah hasil monitoring dan exit meeting yang diakhiri dengan pemaparan risalah hasil monitoring dan penandatanganan Berita Acara Pengawasan Kearsipan Eksternal. (humas)