Samarinda – Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Hal tersebut tertuang dalam Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Sejalan dengan hal tersebut, berdasarkan Permenpan Dan RB Nomor 30 Tahun 2018 Tentang Perubahan Atas Permenpan Dan RB Nomor 14 Tahun 2014 Tentang Pedoman Evaluasi Reformasi Birokrasi Instansi Pemerintah yang menetapkan kualitas pengelolaan arsip di instansi pemerintah sebagai salah satu target dalam program reformasi birokrasi. Hal tersebut disampaikan Arsiparis Madya Lembaga Administrasi Negara (LAN) yang telah memasuki masa purnabakti pada Bimtek Pengelolaan Arsip di Ruang Rapat Mulawarman, Kantor Puslatbang KDOD, Samarinda, Selasa (23/2)
“Sebagai organisasi pemerintah pengelolaan arsip harus diperhatikan karena arsip merupakan salah satu bagian terpenting dalam mendukung efektifitas dan efisiensi dalam penyelenggaraan pelayanan publik. Dalam prakteknya pengelolaan arsip terbagi menjadi tiga. Pertama, Arsip Aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Kedua, Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dap-at diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Ketiga, Arsip Inaktif adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.” tambahnya
Minda juga mengatakan bahwa pengelolaan arsip harus dilakukan secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip .
“Bukan hanya itu, penataan arsip dalam mengatur dan menyusun arsip dalam satu tempat menjadi hal yang penting untuk diperhatikan karena dengan penataan arsip yang rapi akan memudahkan dalam proses pencarian arsip baik yang lama maupun baru menjadi lebih cepat dan tepat” tegas Minda.
Kegiatan yang dilaksanakan mulai dari 23 – 26 Februari 2021 yang diikuti oleh seluruh pengelola arsip unit di lingkup Puslatbang KDOD. Melalui kegiatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi Puslatbang KDOD pada khususnya, dan seluruh pengelola arsip sehingga lebih baik dalam menata dan menyimpan arsip.