Jakarta – Menjelang pemindahan Ibu Kota Nusantara ada beberapa hal perlu diperhatikan termasuk terkait kearsipan. Perlu adanya strategi khusus dalam menangani memori kolektif bangsa ini agar tidak kehilangan rekaman identitas dan sejarah peradaban bangsa Indonesia. Hal ini diungkapkan Sekretaris Utama Lembaga Administrasi Negara (LAN), Dra. Reni Suzana, MPPM saat membuka Diskusi Terbatas Kearsipan “Peran Pencipta Arsip Dalam Penyelamatan dan Pengamanan Arsip” , di Ruang Kelas A, Kantor LAN Veteran, Kamis (7/9).
Reni menyampaikan, LAN terus memperbaiki pengelolaan kearsipan hal ini tidak terlepas dari campur tangan unit pengelola kearsipan dan unit kearsipan di LAN sehingga mampu mewujudkan tata kelola kearsipan yang akurat dan mudah untuk di temu kenali.
“Peran pencipta arsip dalam penyelamatan dan pengamanan arsip, tema ini merefleksikan bahwa di lingkungan LANurusan pengelolaan arsip tidak hanya diserahkan kepada unit kearsipan saja, melainkan kami telah menumbuhkan kesadaran kepada setiap unit kerja bagaimana peran mereka tidak hanya sebagai pencipta arsip tetapi juga bagaimana melakukan penyelamatan dan pengamanan kearsipan”, tambahnya
Reni meneruskan, jika di-flashback ke belakang sekitar 5 tahun lalu, unit-unit di LAN hanya bertindak sebagai pencipta arsip, sehingga ketika membutuhkan arsip aktif kesulitan untuk menemu kenalinya kembali. Untuk itu saat ini, LAN terus mendorong setiap unit pencipta arsip tidak hanya aktif memproduksi arsip melainkan juga memiliki tanggung jawab untuk mengelola arsip tersebut dan menyerahkannya kepada unit kearsipan di LAN.
“Hal ini sangat penting bagi kita semua, terlebih dalam waktu dekat kita akan memindahkan ibukota negara ke ibu kota nusantara, salah satunya kita menjadi bagian untuk menyiapkan diri untuk mengelola kearsipan dengan baik dan benar, sehingga saat pemindahan kelak arsip tersebut tidak tercecer”, ungkapnya.
Sementara itu, Direktur Akuisisi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Wawan, SIP., M.Si menegaskan, berdasarkan UU 43/2009 tentang kearsipan, ditegaskan pada pasal 1 bahwa penyelenggaraan kearsipan merupakan tugas negara, maka dalam kerangka tersebut menyelamatkan arsip milik negara merupakan tugas seluruh unit termasuk unit pengolah dan unit kearsipan yang berada di setiap instansi.
“Ada 3 hal dasar penyelenggara kearsipan nasional dasarnya antara lain kearsipan merupakan perlindungan terhadap kepentingan negara, perlindungan hak keperdataan rakyat, dan perlindungan terhadap data dan aset negara. Sementara untuk karakteristik arsip milik negara ada 3 antara lain arsip negara harus otentik dan menggambarkan peristiwa yang aktual, kedua arsip negara harus terpercaya dan kredibel dan terakhir arsip negara harus utuh dan lengkap mulai dari awal sampai dengan retensi arsip,” ungkapnya.
Hal lain diungkapkan, Ketua Tim Akusisi Arsip Prioritas KL Pindah IKN, Drs.Tato Pujiarto terkait dengan pemindahan IKN diperlukan strategi untuk pengelolaan arsipnya. Jika tidak akan memunculkan beberapa masalah seperti arsip negara yang tidak mungkin dibawa semua ke IKN, penanganan arsip seringkali terabaikan, keberadaan arsip yang ditinggalkan tidak terawasi beresiko pencurian fisik dan informasi.
“Maka menyikapi permasalahan tersebut perlu dilakukan pengamanan arsip saat pemindahan arsip, mempercepat penyusutan arsip dan menentukan arsip mana saja yang akan dibawa ke IKN,” tambahnya.
Dalam kesempatan ini juga, Sekretaris Utama menyerahkan berita acara pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan kepada 16 unit pengelola arsip antara lain : Inspektorat, P3K Bangkom ASN, Pusat Inovasi Administrasi Negara, Pusat Inovasi Manajemen Bangkom ASN, Pusat Kajian Kebijakan Administrasi Negara, Pusat Pembinaan Analis Kebijakan, Pusbangkom TSK ASN, Pusat Kajian Manajemen ASN, Pusat Pengembangan Kader ASN, Biro Perencanaan dan Keuangan, Biro Hukum dan Humas, Biro Sumber Daya Manusia dan Umum, serta Balai Pelatihan Bahasa.