Samarinda – Penyusunan Proses Bisnis : Langkah Serius PPU Fokus Pada Pencapaian Visi dan Misi Kinerja unit yang tidak/kurang selaras dengan Visi dan Misi Instansi, kinerja pegawai dan unit kerja yang sering tidak termonitor dengan baik, proses bisnis yang kompleks atau bahkan tidak jelas, penggunaan dan pengembangan teknologi informasi yang tidak terkendali, tidak sistematis dan terintegrasi, pengelolaan data dan informasi yang tidak terintegrasi, dan pelaksanaan kegiatan yang bersifat lintas sektor terlambat penyelesaiannya, merupakan sebuah fenomena pada kebanyakan organisasi. Hal tersebut disampaikan oleh Koordinator Kajian Desentralisasi dan Otonomi Daerah Puslatbang KDOD Siti Zakiyah dalam Ekspose Awal Kegiatan Penyusunan Proses Bisnis di lingkungan Kabupaten Penajam Paser Utara (PPU) melalui daring, Rabu (5/5).
“Pada akhirnya, berbagai fenomena tersebut mengarah pada situasi dimana organisasi publik, baik daerah maupun kementerian masih belum dapat memenuhi harapan masyarakat terhadap pencapaian visi dan misi yang telah dijanjikan. Visi dan misi yang belum terdistribusi secara langsung dengan baik kepada setiap OPD merupakan salah satu kontributor permasalahan.” jelasnya.
Oleh karenanya, diperlukan arsitektur organisasi yang salah satunya dengan melalui Proses Bisnis (Probis) organisasi untuk menghasilkan sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait guna mendapatkan output yang sesuai dengan kebutuhan pengguna dan sumber daya yang tersedia. Proses bisnis yang baik disusun tidak hanya berdasarkan pemenuhan akan amanah PermenPAN RB No.19 Tahun 2018 dan grand design RB, namun berangkat dari identifikasi akan kebutuhan untuk melihat peran OPD dalam pencapaian visi misi daerah
“Probis akan memudahkan dalam melakukan cascading dari visi misi ke individu, sehingga nantinya akan merealisasikan visi misi organisasi yang dilaksanakan secara sinergis dan terintegrasi. Pada prinsipnya, beberapa aspek yang terkandung dalam Probis adalah Supplier (unit organisasi yang menyediakan input untuk suatu proses, input (sumber daya yang akan digunakan dalam suatu proses), Process (serangkaian tahapan yang mengubah input menjadi output), Output (sumber daya yang dihasilkan dari suatu proses), dan Customer (unit organisasi yang menerima output dari suatu proses).” Lanjut Siti
Penyusunan peta Probis dimulai dari visi, misi, dan tujuan yang kemudian diturunkan ke dalam fungsi dan Probis untuk mencapainya. Masing-masing peta Probis yang teridentifikasi kemudian dijabarkan lebih lanjut ke dalam peta sub proses bisnis yang merupakan rangkaian aktivitas yang logis dalam satu Probis tersebut. Peta Probis yang digambarkan berdasarkan jenis gambar peta terdiri atas peta proses, peta subproses, peta hubungan, dan peta lintas fungsi.
Berbicara mengenai Probis menurut Siti, maka akan beririsan pula dengan pembicaraan mengenai SOP, yang merupakan level terendah dari Probis dan akan menjamin kepastian jalannya kegiatan internal. Selama ini SOP yang biasanya kita susun adalah SOP mikro. Sedangkan di dalam rangkaian Probis kita akan banyak bersinggungan dengan SOP makro, karena akan menjadi bagian dalam penyusunan Probis secara keseluruhan yang melibatkan kegiatan lintas sektor dan beberapa OPD, sehingga Probis dikerjakan bersama-sama dengan satu OPD sebagai leading-nya. Namun semua OPD juga harus tetap terlibat agar tidak ada miss dalam peta lintas fungsi.
“Koordinasi masih akan terus dilakukan, terutama penyesuaian dengan adanya pemindahan IKN, sehingga Kabupaten PPU tentunya harus bersiap diri. Dengan demikian, agar Probis dapat mencerminkan visi misi dan merepresentasikan aktivitas organisasi diharapkan semua unit organisasi (OPD) di PPU dapat terlibat dalam pembuatan Probis secara teknis dengan baik.” Tutupnya.
Kegiatan ini juga berlanjut pada hari Kamis (6/5) untuk mendiskusikan penentuan main process. Kegiatan ini merupakan salah satu pelaksanaan Kegiatan advokasi Puslatbang KDOD untuk kesekian kalinya dengan Pemkab PPU yang telah berlangsung di tahun-tahun sebelumnya.