Jakarta – Transformasi digital dalam bidang kearsipan menjadi upaya yang terus dilakukan dalam upaya meningkatkan kapabilitas instansi pemerintah dalam mengelola arsip secara digital serta meningkatkan akses pelayanan informasi kearsipan digital kepada masyarakat, hal ini sejalan dengan amanat Peraturan Presiden (PerPres) 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) yang menjadi babak baru dalam tata kelola dan manajemen pemerintah di Indonesia. Hal ini diungkapkan Kepala Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat Lembaga Administrasi Negara (LAN), Tri Atmojo Sejati, ST, SH., MH saat memberikan sambutan dalam kegiatan Diskusi Terbatas Kearsipan “Peran Kontributor Dalam Mengelola Arsip Menjadi Informasi Dalam Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) dan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN)” secara blended, di Ruang kelas C, Kantor LAN Veteran, Rabu (26/6).
“LAN terus berkomitmen dalam mendukung transformasi kearsipan yang direalisasikan dengan penggunaan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) yang memainkan peranan sentral dalam penyelenggaraan kearsipan nasional dengan menghubungkan berbagai aspek kearsipan secara terintegrasi”, ujarnya.
Ia menambahkan guna mensukseskan langkah strategis ini tentu saja dibutuhkan keterlibatan semua pihak baik pimpinan dan semua pihak yang terlibat terutama arsiparis yang menjadi garda terdepan dalam pengelolaan arsip di lingkungan LAN.
Digitalisasi kearsipan ini tentu saja memberikan manfaat besar khususnya dalam mewujudkan sistem administrasi yang lebih efektif dan efisien, mengurangi ketergantungan pada arsip fisik, menghemat ruang penyimpanan, mempercepat akses menemu kenali arsip dan memberikan kemudahan bagi publik dalam mengelola kearsipan.
Melalui kegiatan ini harapannya para pengelola kearsipan LAN dapat menambah pengetahuan dan memahami pengelolaan informasi digital kearsipan yang terintegrasi dengan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN), ucapnya.
Sementara itu, Pranata Komputer Ahli Madya, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Ir. Suryana, MAP dalam kesempatan itu menyampaikan, menghadapi perkembangan teknologi dan informasi yang kian pesat, ANRI terus berupaya mentransformasikan sistem kearsipan digital melalui portal Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (Srikandi) yang telah terintegrasi dengan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan membentuk Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) sebagai sebuah infrastruktur dalam membentuk digital history, digital memory dan digital identity.
“Namun disadari pada kenyataannya, transformasi ini dihadapkan pada sejumlah tantangan diantaranya, preservasi digital di beberapa lembaga kearsipan masih sebatas pada mengalihmediakan arsip konvensional ke arsip digital belum mampu untuk mendeskripsikan untuk dapat diakses oleh publik, selain itu tantangan lainnya adalah penggunaan artificial intelligence (AI) dalam dunia kearsipan yang dinilai masih belum ada tools atau metode yang dapat digunakan untuk mengarsipkan laman web.” ungkapnya.
Menyikapi tantangan, Suryana menambahkan, maka diperlukan adanya pengembangan kompetensi bagi SDM kearsipan khususnya di bidang pemanfaatan AI untuk membantu dalam penanganan dan pengolahan arsip digital menjadi sebuah informasi yang dapat diakses secara luas oleh publik.
Hadir pula dalam kesempatan tersebut, Pranata Komputer Ahli Pertama, ANRI, Gusti Made Trisetya Putra, S.Kom menjelaskan terkait dengan skema agregasi arsip yang merupakan akumulasi dari entitas-entitas arsip yang berkaitan dan saat digabungkan akan membentuk tingkat/level di atas tingkatan satu objek arsip tunggal, kegiatan ini ditentukan sesuai dengan kebutuhan.
Hadir sebagai moderator dalam kegiatan tersebut, Arsiparis Ahli Madya LAN, Al Zuhruf, S.Sos, M.Si dan Arsiparis Ahli Madya, Maemunah, S,Sos (humas)