Sosialisasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan di lingkungan LAN

Jakarta – Sebagai alat komunikasi kedinasan yang resmi dalam menjalanakan tugas dan fungsi, naskah dinas merupakan bagian tak terpisahkan dari kehidupan PNS. Oleh karena itu, kemampuan menyusun naskah dinas sesuai dengan kaidah dan peraturan yang berlaku mutlak dimiliki setiap pegawai instansi pemerintah.

“Banyak dari kita masih menganggap urusan naskah dinas sebagai hal yang sepele. Namun, nyatanya masih banyak yang kebingungan saat harus menyusun surat dinas,” kata Kepala Biro Perencanaan, Hukum, Humas dan Protokol, Reni Suzana, MPAA, dalam sambutannya di acara Diskusi Terbatas tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan LAN, di Ruang Kelas A Gedung A kantor LAN Veteran, Rabu (15/8).

Acara yang dihadiri oleh Kepala Bagian Administrasi dan perwakilan dari seluruh unit kerja LAN ini mengagendakan dua hal penting, yaitu sosialisasi Peraturan Kepala LAN Nomor 6 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas bagi PNS di Lingkungan LAN, dan juga sebagai entry meeting untuk persiapan Pengawasan Kearsipan Internal LAN.

Reny mengatakan, dengan adanya sosialisasi melalui kegiatan Diskusi Terbatas ini diharapkan kesalahan dalam penyusunan naskah dan surat dinas tidak lagi terulang. Menurut dia, dalam penyusunan naskah dinas menurut Perka LAN No. 6 Tahun 2018 ada beberapa perubahan, antara lain : tentang posisi logo instansi pada naskah dinas internal, perbedaan tata cara penulisan nama jabatan pada tembusan surat dan penerima surat, serta menegaskan kembali bahwa dalam menandatangani surat dinas tidak perlu menyertakan gelar dan NIP.

Sementara itu, Kabag Arsip dan Protokol Al Zuhruf mengatakan, tiap instansi pemerintah memiliki aturan Tata Naskah Dinas yang mungkin berbeda. Namun, Perka LAN No. 6 Tahun 2018 ini berlaku untuk lingkungan internal LAN.

“Sehingga saya berharap agar dijadikan pedoman dalam penulisan tata naskah dinas,” kata dia.

Pengawasan Kearsipan Internal

Selain sosialisasi, acara itu juga dilanjutkan dengan entry meeting persiapan kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal di lingkungan LAN. Pengawasan internal ini sebagai persiapan untuk pengawasan eksternal oleh ANRI yang rencananya akan diadakan pada tahun 2019 mendatang. Pengawasan internal ini dalam rangka penegakan Peraturan Undang-Undang Bidang Kearsipan.

Akan ada Tim Pengawasan Kearsipan Internal untuk tiap unit kerja di LAN. Mereka akan membantu dalam kegiatan penyelenggaraan kearsipan tiap unit. Rencananya, pengawasan kearsipan internal ini akan dimulai pada bulan September.

“Karena sekarang ANRI tidak mau lagi menerima arsip kacau. Mulai sekarang arsip yang diserahkan harus sudah siap dan utuh. Selama ini Bagian Protokol dan Arsip yang merapikan arsip-arsip dari unit kerja. Yang seperti itu sudah tidak diizinkan lagi oleh ANRI,” kata Arsiparis Madya Mindawati.

Hasil Pengawasan Kearsipan Internal akan menjadi bahan penilaian dan sumber data pembanding saat diadakannya Pengawasan Kearsipan Eksternal oleh ANRI nantinya. Dengan adanya kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal ini, diharapkan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan LAN dapat lebih rapi dan terstruktur sehingga mampu meraih penghargaan dari ANRI. Rencananya, LAN akan tetap melakukan pembinaan kearsipan internal secara kontinyu agar kualitas pengelolaan arsip di lingkungan LAN dapat terus terjaga. (ima/budiprayitno)

 

 

 

 

 

 

Last modified on Kamis, 13 September 2018 04:20